Bij het kiezen van een scanner zijn er een paar belangrijke functies waar je op moet letten. Denk aan de resolutie, die aangeeft hoe scherp je scans zijn. Daarnaast is de scansnelheid belangrijk, vooral als je vaak documenten scant. Ook moet je letten op de mogelijkheid om in kleur of zwart-wit te scannen, en of de scanner dubbelzijdig kan scannen. Kijk ook of er extra functies zijn, zoals OCR (Optical Character Recognition) voor tekstherkenning, wat handig kan zijn als je veel tekstuele documenten scant.
Om de beste scanner voor jouw behoeften te kiezen, is het handig om eerst na te gaan wat je precies wilt scannen. Als je voornamelijk documenten scant, volstaat een eenvoudige flatbedscanner. Maar als je ook foto's wilt scannen of grote documenten hebt, heb je een scanner met speciale functies nodig. Vraag jezelf ook af hoeveel gebruik je ervan wilt maken; een veelzijdige scanner kan voordelig zijn als je regelmatig scant, terwijl een eenvoudige vast wel volstaat voor sporadische scans.
De meeste scanners worden geleverd met basissoftware, maar er zijn vaak ook aanvullende programma's beschikbaar die het scannen eenvoudiger maken. Voor basisfunctionaliteiten volstaat vaak de meegeleverde software. Als je echter geavanceerdere functies wilt, zoals het bewerken van gescande documenten of automatische archivering, kun je kijken naar software zoals PDF-beheertools of gespecialiseerde documentbeheerprogramma's die compatibel zijn met jouw scanner.
De compatibiliteit van een scanner met verschillende besturingssystemen is belangrijk. Voordat je een scanner aanschaft, moet je controleren of de software en stuurprogramma's beschikbaar zijn voor jouw systeem, zoals Windows, macOS of zelfs Linux. De meeste moderne scanners zijn vrij veelzijdig en werken met meerdere besturingssystemen, maar het is altijd goed om deze informatie vooraf te verifiëren om problemen te voorkomen.
Het digitaal archiveren van documenten met een scanner heeft veel voordelen. Ten eerste bespaart het fysieke ruimte, aangezien je geen stapels papieren meer hoeft te bewaren. Daarnaast maakt het het zoeken en delen van documenten veel eenvoudiger, omdat je ze eenvoudig kunt organiseren in mappen op je computer. Digitaliseren helpt ook bij het behouden van documenten in een betere staat, aangezien papier na verloop van tijd kan verouderen of beschadigen.