Het gebruik van een thermische printer biedt verschillende voordelen. Ten eerste zijn ze snel en efficiënt in het afdrukken van documenten. Daarnaast zijn thermische printers vaak compacter, waardoor ze minder ruimte innemen. Bovendien kunnen ze meer informatie per afdruk verwerken zonder dat je moet investeren in inkt of andere verbruiksartikelen, omdat ze gebruik maken van thermisch papier dat ze verhitten om beelden te creëren.
Een thermo printer werkt door middel van warmte. De printer heeft een verwarmd element dat het thermische papier aanraakt. Wanneer het papier door de printer wordt gevoerd, worden bepaalde delen verwarmd, waardoor het papier verkleurt en er een afbeelding of tekst ontstaat. Het hele proces is vrij eenvoudig en vereist weinig onderhoud, omdat er geen inktcartridges vervangen hoeven te worden.
Voor een thermische printer is het belangrijk om speciaal thermisch papier te gebruiken. Dit papier is gecoat met een chemische laag die reageert op de hitte van de printer. Normaal papier of fotopapier zijn niet geschikt, omdat ze niet goed zullen reageren op de warmte en geen duidelijke afdrukken zullen produceren. Thermisch papier is verkrijgbaar in verschillende formaten, afhankelijk van de printer.
De meeste thermische printers zijn ontworpen voor zwart-wit afdrukken en kunnen geen kleuren afdrukken. Dat gezegd hebbende, er zijn speciale thermische printers die in staat zijn om kleurafdrukken te maken, maar ze zijn minder gebruikelijk en meestal meer gericht op specifieke toepassingen. Voor de meeste standaard thermische applicaties zoals etiketten of bonnen zijn zwart-wit afdrukken voldoende.
Thermische printers hebben verschillende toepassingen in het dagelijks leven. Ze worden vaak gebruikt in retail om kassa-bonnen af te drukken, maar ook in de logistiek voor het printen van verzendetiketten. Daarnaast zijn thermische printers populair in de horeca voor het afdrukken van maaltijdbonnen. In de medische sector worden ze gebruikt voor patiëntlabeling en labresultaten. Hun snelheid en betrouwbaarheid maken ze erg handig in situaties waar tijd en nauwkeurigheid essentieel zijn.